Разбор · выбор программы

Как выбрать программу учёта товаров для небольшого магазина

Это не сравнение брендов. Это разбор решения, которое вы принимаете до выбора бренда: какого класса программа вам вообще нужна, по каким критериям её сравнивать и какие вопросы задать продавцу, чтобы не выяснять ответы уже после оплаты.

Автор: Редакция ATLASОпубликовано: Обновлено:

Как мы писали этот материал

  • Мы не сравниваем здесь конкретные программы конкурентов и не пересказываем их сайты: проверить чужой функционал мы не можем, а неточность в таком сравнении переживёт любую позицию в поиске.
  • Сравниваются классы инструментов — таблица, простая товароучётная программа, ERP/WMS, — потому что именно этот выбор вы делаете первым.
  • Всё, что написано про ATLAS, соответствует тому, что есть в продукте на дату обновления. Раздел «Для чего ATLAS не подходит» — часть материала, а не вежливая оговорка.
  • Мы не приводим здесь отзывов, кейсов и цифр про клиентов: в разборе о том, как не купить лишнего, им не место.

Кому какой инструмент нужен

Три класса инструментов решают три разные задачи. Дорогой не значит лучше — он значит «рассчитан на другую нагрузку».

Таблица или тетрадь

Подходит, пока: до нескольких десятков позиций, одна точка, продаёт сам владелец, остатки помнятся наизусть.

Перестаёт работать, когда: появляется наёмный продавец, вторая точка или закупка партиями. Таблица не знает, что именно продали, — она знает только то, что в неё вписали, и расхождение обнаруживается на ревизии, когда исправлять уже поздно.

Простая товароучётная программа

Подходит, когда: товар продаётся поштучно и по штрихкоду, нужны остатки, приёмки, ревизии, себестоимость и отчёт по прибыли, точек одна–пять, отдельного ИТ-специалиста нет.

Перестаёт хватать, когда: склад становится самостоятельным производством или логистическим центром, появляется адресное хранение и отбор по маршрутам, нужен обмен документами с десятком внешних систем.

ERP или WMS

Нужны, когда: несколько складов с адресным хранением по ячейкам, работа по заданиям на отбор и терминалы сбора данных (WMS); или планирование закупок и производства, бюджеты, много юрлиц и интеграций (ERP).

Цена такой системы — не только подписка: это проект внедрения, настройка под ваши процессы и человек, который её сопровождает. Для магазина с одной кассой это чаще всего покупка мощности, которой не будут пользоваться.

Практическое правило: берите класс ниже, пока не упрётесь в его границу. Перейти из простой программы в ERP можно тогда, когда бизнес этого потребует; выкинуть неподъёмную систему, за которую уже заплатили и под которую уже перестроили работу, гораздо дороже.

10 критериев, по которым имеет смысл сравнивать

По каждому пункту — что проверить у любого поставщика, почему это важно и что на этот счёт есть в ATLAS.

  1. 1

    Приёмка товара

    Что проверить
    Можно ли оприходовать поставку на конкретного поставщика, с закупочными ценами, и увидит ли программа, что цены в новой поставке изменились?
    Почему это важно
    Приёмка — единственный момент, когда в систему попадает себестоимость. Если её не вводить, все дальнейшие отчёты о прибыли будут красивыми и бессмысленными.
    В ATLAS
    Приёмка оформляется на поставщика, с закупочными ценами и отметкой об оплате; остатки увеличиваются по её итогу.
  2. 2

    Ревизии

    Что проверить
    Показывает ли программа не только расхождение, но и позволяет ли разнести его по причинам? Можно ли провести ревизию по части товаров, а не только по всему магазину сразу?
    Почему это важно
    Расхождение без причины — это просто новая цифра остатка. Причина — это то, что можно исправить в работе: пересорт, забытая приёмка, незафиксированное списание.
    В ATLAS
    Ревизия проводится по категории товаров в конкретном магазине — пересчитывать весь ассортимент сразу не нужно. Она показывает недостачу и излишек отдельно и даёт разнести расхождение по причинам: пересорт, забытая или неверная приёмка, забытое списание, непробитая продажа, ошибка подсчёта. Есть сводный отчёт по ревизиям.
  3. 3

    Точность остатков

    Что проверить
    Какие операции меняют остаток автоматически? Спросите прямо: продажа, возврат, приёмка, перемещение, списание, ревизия — все ли шесть?
    Почему это важно
    Остаток, который где-то надо проставлять руками, расходится с полкой в первую же неделю. Дальше им перестают пользоваться — и программа превращается в дорогую кассу.
    В ATLAS
    Остаток по каждому товару ведётся отдельно по магазинам и меняется продажами, возвратами, приёмками, перемещениями, списаниями и ревизиями.
  4. 4

    Продажи и касса

    Что проверить
    Сколько действий занимает обычная продажа? Есть ли скидки, оплата несколькими способами, возврат — на том же экране?
    Почему это важно
    На этот экран продавец смотрит весь день. Всё, что там неудобно, обходится вручную, а обход вручную — это как раз то, из-за чего остатки перестают сходиться.
    В ATLAS
    Товар добавляется в чек сканированием штрихкода. Скидки и оплата двумя методами сразу — на том же экране продажи; возврат оформляется из карточки продажи в истории продаж.
  5. 5

    Поставщики

    Что проверить
    Хранится ли история закупок по каждому поставщику и можно ли увидеть отчёт в разрезе поставщиков?
    Почему это важно
    Это то, чем торгуются: видно, у кого дороже, у кого чаще пересорт и на кого приходится основной оборот.
    В ATLAS
    Поставщик — отдельная карточка, приёмки к ней привязаны, в отчётах есть разрез по поставщикам.
  6. 6

    Отчёты

    Что проверить
    Есть ли отчёт о прибыли, а не только о выручке? Считается ли прибыль от себестоимости, зафиксированной в момент продажи?
    Почему это важно
    Выручка растёт и при работе в убыток. Разговор о том, зарабатывает ли магазин, начинается только там, где в отчёте есть себестоимость.
    В ATLAS
    Есть отчёты по продажам, товарам, категориям, поставщикам, сменам, списаниям и ревизиям, а также отчёт о прибыли и убытках (P&L) — с себестоимостью, маржой и операционной прибылью.
  7. 7

    Несколько точек

    Что проверить
    Считаются ли остатки отдельно по каждой точке? Как оформляется перемещение товара между ними и как устроен тариф — за компанию или за точку?
    Почему это важно
    Общий остаток на две точки бесполезен: он не отвечает на вопрос, где лежит товар. А тариф за точку — это та часть цены, которая вырастет вместе с вами.
    В ATLAS
    Остатки и отчёты ведутся по каждому магазину, перемещение между точками меняет остаток на обеих сторонах. Тариф считается за филиал.
  8. 8

    Устройства и доступы

    Что проверить
    Одинаковый ли функционал на телефоне и на компьютере? Можно ли ограничить сотруднику конкретные действия, а не просто выдать «роль продавца»?
    Почему это важно
    Права нужны не из недоверия: их отсутствие означает, что любую ошибку в учёте нельзя ни предотвратить, ни отследить.
    В ATLAS
    Приложение работает на iOS, Android и в браузере. Права выдаются по отдельным действиям — например, удаление продажи, просмотр других филиалов, продажа товара, которого нет в наличии. Печать этикеток со штрихкодом работает только с компьютера.
  9. 9

    Запуск и перенос данных

    Что проверить
    Можно ли загрузить товары файлом и в каком формате? И отдельно: можно ли так же легко выгрузить свои данные обратно?
    Почему это важно
    Первый вопрос — про то, сколько дней займёт старт. Второй — про то, чем закончится расставание, если программа не подойдёт. Второй задают реже, а жалеют о нём чаще.
    В ATLAS
    Товары загружаются из файла CSV или Excel. Выгрузить обратно в CSV или Excel можно и товары, и клиентов.
  10. 10

    Итоговая стоимость

    Что проверить
    Из чего складывается годовая сумма: подписка, каждая точка, каждый сотрудник, оборудование, внедрение, поддержка? Что происходит с ценой, когда обороты вырастут?
    Почему это важно
    Сравнивать надо не цену входа, а цену через год работы — на том обороте, на который вы рассчитываете выйти.
    В ATLAS
    Тариф зависит от месячного объёма продаж и считается за филиал: бесплатно при продажах менее $1000 в месяц, далее $10, $20 и $40 в месяц по мере роста оборота; выше $50 000 — по договорённости. Отдельной платы за сотрудника нет, для старта достаточно телефона. Все тарифы и границы объёмов — на странице стоимости ATLAS.

Для чего ATLAS подходит и для чего нет

Этот блок нужен вам больше, чем нам: если ваш случай в списке «Не подходит», сэкономленный месяц стоит дороже, чем наша подписка.

Подходит

  • Розничный магазин или несколько точек, где товар продаётся поштучно и по штрихкоду.
  • Владельцу нужны остатки, приёмки, ревизии, себестоимость и понятный отчёт о прибыли.
  • Работать надо с телефона, планшета и компьютера, а отдельного ИТ-специалиста нет.
  • Список товаров уже есть в файле и его надо просто загрузить.

Не подходит

  • Нужен WMS: адресное хранение по ячейкам, задания на отбор, терминалы сбора данных. Этого в ATLAS нет — остатки считаются по магазину или складу целиком.
  • Нужна ERP: планирование закупок и производства, бюджеты, консолидация по нескольким юрлицам.
  • Нужна бухгалтерская и налоговая отчётность — ATLAS ведёт управленческий учёт, а не сдаёт отчётность.
  • Нужна печать этикеток с телефона: этикетки со штрихкодом печатаются только с компьютера.
  • Требуется набор внешних интеграций под конкретные системы — проверьте этот список отдельно, до оплаты.

Если ваш случай в списке «Подходит»

Начните со страницы для розничных магазинов: что именно ATLAS делает в торговой точке, с чего начать и сколько это стоит.

ATLAS для розничных магазинов